Medarbeidere fra byggesak, prosjektet og samarbeidspartnerne markerte at første versjon av Saksassistenten nå er tatt i bruk i Nesodden kommune.
I dag tok Nesodden kommune i bruk Saksassistenten, et nytt digitalt verktøy som skal støtte saksbehandlerne i arbeidet med byggesøknader. Kommunen har jobbet med å utvikle løsningen det siste halvåret, i samarbeid med KI-eksperter i Netcompany og digitaliseringspartnerne i Ikomm. Nå tas første versjon i bruk i byggesaksbehandlingen.
Løsningen skal hjelpe saksbehandlerne med å samle relevant informasjon, strukturere dokumentasjon og peke på forhold som må vurderes nærmere. For innbyggerne er målet at dette over tid skal gi raskere og mer forutsigbar saksbehandling.
– Dette er et viktig steg for byggesaksbehandlingen i Nesodden kommune. Byggesaker kan være komplekse, både for innbyggere og for kommunen. Når vi nå tar i bruk et verktøy som gjør informasjonen mer tilgjengelig og gir bedre oversikt, kan saksbehandlerne bruke mer tid på de faglige vurderingene. Samlet kan det bidra til både bedre kvalitet, raskere svar og mer effektiv saksbehandling sier assisterende kommunedirektør Esther Gilen.
Et skreddersydd system for byggesaker
Mange kjenner kunstig intelligens gjennom KI-chatløsninger som brukes i hverdagen. Det nye verktøyet kommunen nå tar i bruk, er noe annet: et spesialtilpasset system utviklet for byggesaksbehandling. Løsningen hjelper saksbehandlerne med å finne fram i dokumentasjon, relevante sjekkpunkter, planer og bestemmelser som må vurderes i saken.
Byggesaker berører ofte mange ulike krav, planer, bestemmelser og dokumenter. Saksbehandlerne må vurdere søknadene opp mot blant annet plan- og bygningsloven, reguleringsplaner, kommunale bestemmelser og dokumentasjonen som er sendt inn.
Det nye verktøyet skal gjøre denne informasjonen lettere tilgjengelig i ett samlet arbeidsverktøy. Med det kan saksbehandlerne jobbe mer effektivt og målrettet.
Vedtakene blir ikke automatisert
Kommunen understreker at verktøyet er et støtteverktøy. Det betyr at byggesøknader ikke skal avgjøres automatisk. Det vil fortsatt være en saksbehandler som gjør den endelige vurderingen og tar beslutningen i saken.
– Det er viktig for oss å være tydelige på at KI ikke erstatter fagkompetansen til saksbehandlerne. Verktøyet skal støtte dem, ikke overta vurderingene. Faglig skjønn, kvalitetssikring og ansvar ligger fortsatt hos kommunen og hos menneskene som behandler sakene, sier Madeleine Salveson, leder for byggesak.
Hun skryter av medarbeiderne som nå er først ut med å ta i bruk den nye teknologien.
– Jeg er veldig imponert over byggesaksbehandlerne våre. De står i komplekse saker hver dag, med høye krav til både tempo, kvalitet og faglige vurderinger. Det er nettopp deres kompetanse og erfaring som gjør at vi kan ta i bruk ny teknologi på en trygg måte. Verktøyet blir best når det utvikles sammen med dem som kjenner fagområdet, sier Salveson.
Første versjon skal videreutvikles
Løsningen som tas i bruk nå, er en første versjon, og systemet skal videreutvikles trinnvis. Tilbakemeldinger fra saksbehandlerne blir viktige for å justere systemet, forbedre vurderingene og sikre at verktøyet faktisk støtter arbeidsprosessene på en god måte.
Verktøyet tas i bruk nå i juni, samtidig som kommunen går inn i en periode med lavere bemanning på grunn av ferieavvikling. Det betyr at innbyggerne ikke nødvendigvis vil merke full effekt på saksbehandlingstidene umiddelbart i sommer. Kommunen ser særlig fram til høsten, når bemanningen er tilbake og verktøyet har vært i bruk over litt tid.
– Vi gleder oss til å se effekten når løsningen har fått virke en stund. Siden vi har lavere bemanning i sommer, blir det først til høsten vi virkelig får se hva dette kan bety for saksbehandlingstidene, sier prosjektleder Julie Bye Johansen.
Kommune-Norge ser til Nesodden
Nesodden kommune opplever at flere kommuner og andre offentlige etater er interessert i erfaringene som gjøres her. Byggesak er først ut, men erfaringene er også relevante for andre deler av kommunen som jobber med saksbehandling, dokumentasjon og vurderinger. Nå er kommunen i gang med å innføre Saksassistenten for NAV Sosialhjelp.
– Vi er glade for engasjementet rundt arbeidet. Dette er nybrottsarbeid, og vi kommer til å lære underveis. Målet er å bruke teknologi på en måte som gir bedre tjenester til innbyggerne, samtidig som vi ivaretar kvalitet, rettssikkerhet og faglig ansvar, sier Johansen.
Den flotte kaken ble bakt av leder Madeleine Salvesson, og markerte lanseringen av første versjon av Saksassistenten. Løsningen skal videreutvikles trinnvis, basert på erfaringene fra medarbeiderne som bruker den.