Gro Myklebostad er virksomhetsleder for rådgivning, forvaltning og dokumentsenter. Hun har ledet det omfattende prosjektet .I likhet med mange andre kommuner står vi i Nesodden overfor flere oppgaver og strammere budsjetter. Dette krever smartere løsninger. For å rigge oss for fremtidens krav hadde kommunen behov for et mer fleksibelt saksbehandlingssystem.
Men det er ingen enkel oppgave å organisere overflytning og organisering av hele kommunens arkiv fra et datasystem til et annet.
Godt forarbeid, tydelig forankring i ledelsen og bred involvering har vært helt avgjørende for å lykkes, forteller Gro Myklebostad, som har ledet prosjektet.
-Et tett og godt samarbeid mellom kommunen, IT-driftsleverandøren Ikomm og systemleverandøren Sikri har også vært en nøkkelfaktor. Med partnerne våre har vi samlet høy kompetanse innen ulike fagområder, og samarbeidet har vært preget av gjensidig respekt og felles mål.
Raskere saksbehandling i plan- og byggesak
Med det nye systemet kan vi tilby bedre innbyggertjenester, sier tjenesteutvikler og prosjektleder for plan- og byggesak, Julie Bye Johansen.Som en kommune med høy byggeaktivitet har effektivisering av byggesaksprosessen vært en viktig del av prosjektet. I forkant jobbet vi med å øke andelen digitale søknader, og i dag er det krav om digital innsending for profesjonelle søkere. Også private søkere blir oppmuntret til å bruke den digitale løsningen. Andelen digitale søknader har økt fra 50 % til hele 90 %.
Julie Bye Johansen, prosjektleder for plan- og byggesak, forteller:
– Med det nye systemet får vi de digitale søknadene automatisk rett inn. Vi slipper å bruke tid på manuelt arbeid og søkerne får raskere svar. Det er imponerende at byggesaksavdelingen allerede ligger bedre an med tidsfristene enn de gjorde i det gamle systemet.
Julie legger til at det er mer spennende på gang:
-Sammen med Sikri er vi også godt i gang med å teste ut ePlansak, en ny løsning som skal gjøre planprosessen enda mer effektiv.
Gevinster – både nå og i fremtiden
Kommunalsjef for DUA, Esther Gilen er prosjektansvarlig. Hun retter en stor takk til alle som har bidratt til gjennomføringen.
Ane Dokken
Allerede kort tid etter innføringen merker saksbehandlerne forberedringer: mindre manuelt arbeid, bedre flyt, enklere søk og raskere tilgang til informasjon. Systemet har et brukervennlig grensesnitt som er særlig velkomment blant ansatte som ikke bruker det daglig.
– Vi ønsket en løsning som legger til rette for økt brukertilfredshet, effektivisering, ny teknologi og mer åpenhet. Nå har vi fått et system som både dekker dagens behov og gir et solid grunnlag for fremtidig automatisering, sier prosjektansvarlig, og kommunalsjef for digitalisering og utvikling, Esther Gilen. Gilen retter en en stor takk til samarbeidspartnerne hos Ikomm og Sikri som bidro til farten på prosessene, og ikke minst til medarbeiderne i kommunen:
-Dette hadde ikke vært mulig uten den innsatsen våre dyktige ansatte har lagt ned i prosjektet.